Operations and Banking

Published: 2017-12-06 14:45:45
3270 words
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B
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Categories: 
University/College: 
Vanderbilt University
Type of paper: 
Essay
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Efficiency in operations will make it possible for the management to come up with plans on how to ensure that the clients take minimum time possible in the queueIf notthey will be dissatisfied with the systems and operational inefficiencythus causing a mass exodus of the depositors to other banks considered to be more efficient and customer focusedThereforeif the bank does not adapt this systemit will be difficult to meet the ever changing demands and expectations from the clientsa strategy that will eventually mitigate the possibility of remaining competitiveOnce a problem in customer dissatisfaction has been determinedit becomes possible for the management to come up with viable solutions in trying to solve the issueMoreoverthe operating systems of the bank ae considered to be the main cause of high levels of inefficiencymeaning that an immediate remedy should be found.
The project will be carried out to ensure the creation of self-healing values in the Bank that will help in the establishment of operational excellenceThe project aims to ensure there is a provision of formal training that will include giving out a precise definition of the guidelines that can be used in the implementation of their plans (ReinartzKrafft, & Hoyer2014). The project had intentions in ensuring their employees understand what is expected of them.
The project will also ensure that customer flow in the bank in terms of wait time is minimized on a continuous basis.  Once the framework for customer flow is createdthe employees have to be shown how the processes were carried out for the day with the help of CCTV cameras and their respective areas of improvementMoreoverit allows for operations to be performed to ensure there is a creation of a standard workflow (Chen, & Popovich2013). A typical application of a standard work is mostly applied in this processStandard practice has to be established between the processesand in most casesthey will be targeting the connections existing between themThe resultant outcome is the ability and willingness to work as a teamthus solving complex issues that may be presented by clients.
The project ensures the abnormal flows are made realisticIf a normal flow is rigidly definedidentifying abnormal flow is not a difficult taskThusit will be easy to have corrections made on how such abnormalities can be prevented from occurring againIn additionthe employees are kept in flow to ensure a good flow of operationsThe performance of the employees has to be maintained and improved for the business to have a continued flow of improvementsThis is not the actual journey used in eliminating wastesIt is mainly concerned with maintenance as well as improvements to support the business in growing.
Description of Counter Measures for Improvement
Different countermeasures have been put in place to ensure the improvement of the operation of the bank and its branchesLack of proper planning and customer oriented focus significantly affected the bank as its customer base reduced drastically since other rivals offered better servicesA customer interested in doing business will in most cases identify this institution as unsafe for investmentsthus the possibility of applying for loans.
Capitec Bank developed an operational management system prepared in ExcelThis system is expected to be used in running the businessand it proved to be a difficult taskIn the efforts to counter this particular problemnumerous advancements will have to be doneKaizen project has developed a more sophisticated platform for the management operating system as a way of boosting operational efficiency (Campbell2013). Neverthelessthe new standardized tool could not guarantee that the fast growing requirements of the business are met to the maximumgiven that the management is not mainly focused on employee and customer satisfaction.
Situation Before and After Kaizen Effect
Human error causes a flaw in the amount of results producedThis leaves room for inconsistencies due to poor customer management and thus the implementation of the Kaizen projectThe management operating system of Capitec Bank and Holdings Limited consisted of check measures and actions that were used to achieve the objectives within the structure of operationHoweversome of the systems used could not manage to cater for the growing number of customersleading to a slow rate of operational efficiency and the inability to meet most of their demandsAdditionallypoor communication to the customers and marketing strategies means that the bank could always come second to the existing and even future onesFor instancehaving Microsoft Excel as the display place for the system shows that the program is limited since the fast growing needs of the bank could not operate under the system (Gronroos2012). Excel had a hard time in the accommodation of the files the bank required to run the systemManual operation wasted time instead of understanding the business and dedicating more time to the clients’ satisfactionData updating in before the Kaizen project is not real timeand it is hard to control and check the specially made user views.
The new display place for the management operating system after the Kaizen effect allows for expansionthus the possibility of implementing customer satisfaction initiativesThe sophisticated platform gives time and space to the complex needs and requirements of the customersthus meeting their expectationsThe fast growing requirements of the bank can now be completed within the new platform management operating systemCapitec Bank currently can set goalshave an overlook at the performance and facilitate all time plansSharing of timely reports makes it easy for the management to enact corrective actions in the bid to ensure that efficiency has been met in the operations (Winer2014). As a resultboth the employees and even the management will be satisfied with the increment in the number of customers and a reduction n the rate of complaintsAfter the Kaizen effectthe bank will be in a position to make improvements in the view of the future to ensure success and prosperityThis will be done in favor of the stakeholders who includes the customersstaffand the shareholders.
Standardization
Standardization of processes is the key to the future thriving of the Capitec Bank and Holdings LimitedStandardization refers to the process where technical standards or tools are developed and implemented based on an accord to maximize the function ability and efficiency of the subject under the processIn the near functioning of the after Kaizen management operating systemit standardization is aimed at accomplishing all the objectives of Capitec BankIt is targeted to be a solution that is manageable from a central pointThe targeted goal for the standardization is to ensure that everything has been done in conformity with the customer expectations.  It is intended that any piece of information in the system is combined and cumulated into the structure of operationsthus increasing efficiency and minimizing the waiting time on the queueThis standardization measure is aimed at ensuring the business makes the high-level decisions by facilitation of the management operating systemOne of the key reasons to this is that other rival banks have standardized their operations and have updated machines such as computers and efficient operating systemsOnce the management has ensured that the services are effectiveit becomes possible for the customer service employees to increase their speed as they primarily depend on the speed and efficiency of the computers and communication systems that they use to disseminate information.
The standard solution will also play a crucial role to facilitate the making of important decisions in the branches of the bankCentrality will standardize it to ensuring the modified management operating system gives most helpful ways out to problems like distribution of resourcesA major standardization effect will enable task scheduling to be faced on a day to day basis without any difficulties (Bouldinget al., 2015). The main driving forces for the standardization process are to ensure an improved effectiveness in the operational system and make the branches of the Capitec Bank Holdings Limited efficientThis would enable a good service bay for the clients of the bankThe standardization of the management operating system is to ensure all these goals are achieved at the branch level.  The central monitoring and tracking of all activities and data updates being made real time are the major upgrades of the standardization of the tool.
Plan for Capitec Bank Holdings Limited
Capitec management is eyeing the future with greater plans for service provision to a larger populationThe plans include expansion to overseasinternationalizing to different parts of the worldAsia could be the next preferred destination for the banks services provisionIt is yet to make foreign acquisitions and get involved in coup détat as well as competitions that are influenced in other countries apart from the African neighborsThe management has hinted the banks plans to double the point-of-sale terminalsThe bank will assess the customer behavior with every alteration to their operation system to protect their market ("Investor Relations | Capitec Bank," 2016). They are aiming at providing training for their staff in the future to ensure proper provision of servicesThe bank intends to employ the highly qualified class of employees in order to provide a high value of performance for their clientsThe bank management is encouraging a future feedback program from both the private consumers as well as external customers to ensure customer retention in the futureThe Capitec Bank and Holdings Limited as a business is not looking to enter the markets in Africa in futureThe main reason is the business model it has incorporatedThe model will fail to work with expected success due to the uncertain environment and high rate of unemployment.  

sheldon

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